企业档案中怎样去寻找5S的管理问题和如何去改善

　　一，文件5S管理整理

　　公司的文件5S管理工作中最突出的问题是管理人员无法清楚地确定工作中形成的哪些文档必须另存为文件。 然后，有必要澄清档案的定义：国家机构，社会组织和在社会实践活动中形成的个人，并保留原始文本，图像，声音和其他原始记录形式。 简而言之，企业文件是用于直接描述和反映公司活动并保留各种公司文档和材料以供将来参考的通用术语。 实际上，文档以各种形式存在。 在日常的文件管理工作中，需要主要从三个方面来判断文件是否是文件：它是由企业在业务活动中不断积累形成的吗？ 审查未来的工作是否有价值？ 是原始历史吗？ 是的，它将作为文件保存并安全保存； 不，事件结束后将被消除。

　　二，5S文件的重组管理

　　由于文件是从文件转换而来的，并且文件是逐年逐年制作的，而且杂乱无章，因此，只有按照某些程序和规则将文件集中保存才能将它们转换成文件。 这时，合理使用5S管理和重组工具-识别和定位，将大大提高工作效率。 例如，如果公司组织会议，它将不可避免地产生许多相互关联的文件和材料。 会议的组织者将逐渐积累这些文件和材料，并在形成文件之前系统地反映会议活动的整个过程。 因此，每个职能部门和每个员工应始终围绕其职能活动进行日常归档工作：在活动计划中是否考虑档案的内容和收集； 活动中产生的文件是否被标记； 是否按计划收集文件； 是否有专门指定的存放地点； 文件传输过程中是否有跟踪记录。 只有满足以上几点的要求，才将具有内在联系的文件科学地存储在一起，从而可以系统地反映各种活动的原始面貌，并清楚地识别和定位。

　　三，文件5S管理清理

　　档案是历史记录，是链接过去，现在和未来的信息链接，具有不可替代的重要价值。 当档案形成过程中的文献缺乏连续性和完整性时，档案具有一定的局限性，不能真正反映历史的全貌，其使用价值将大大降低。 这就要求所有职能部门和每个员工都要承担自己的工作，并对现有文件进行5S管理和清理工作：一项活动中的文件是否连续且完整； 文件存放处是否符合八防模式； 文件是否移交； 是否在文档收集过程中确定问题的原因并提出基本解决方案。 同时，该公司对文件的集中管理即将进行。 以前的文件分散在各个部门或个人雇员的手中。 当档案部门采取有效的收集方法和措施时，各职能部门及其员工共同努力，不断完善和完善。 还应审查失踪人员的状况，以防止此类事件再次发生。

　　四，清理文件5S管理

　　企业档案馆真实地记录了往复现象，使这一时刻成为永恒，为企业准确地制定发展规律提供了可靠的依据，为企业的长远发展服务。 没有规章制度，该公司的文件5S管理系统已明确规定了归档工作的方向。 但是，所有职能部门和员工仍必须结合自己的工作，规范日常档案管理工作程序，定期评估标准化实施效果是否得以维持，并研究维护和管理方法。

　　五，文件5S管理素养

　　这就要求每个职能部门和每个员工都要进行培训，并要进行以下方面的工作：档案的基本知识，档案的规章制度； 根据自己的职责，了解档案的规章制度； 并遵守工作中的规章制度。 档案管理部门有义务提供相应的培训机会，通过全体员工的共同学习和协作，不断完善档案法规，提高档案馆5S的管理水平，形成良好的档案管理氛围，使档案管理工作成为可能。 以基层工作为基础，并成为每位员工都有提高工作素养的优势。